4 tips voor extreem drukke tijden

‘Help, wat heb ik me nu weer op de hals gehaald!’, dacht ik terwijl ik het kantoor verliet. 

Ik had zojuist – na overleg met de Man – een opdracht aangenomen waardoor ik tot eind juli meer dan fulltime zou werken.  Deels had ik dat gedaan om de organisatie waarvoor ik vaker werk uit de brand te helpen met de afronding van een groot Europees project. En deels omdat er na de zomervakantie nog geen andere langdurige opdrachten op me wachtten en ik kostwinner ben.

Het zou even druk worden, maar de termijn was gelukkig te overzien.

Not amused

Ze hadden me gevraagd voor deze opdracht omdat ze me, naast nauwkeurig en communicatief sterk, geduldig en kalm vinden. En dat zijn eigenschappen die nodig zijn in de hectische afrondingsfase met een harde deadline.

‘Ha’, dacht ik, ‘ze moesten me af en toe thuis eens zien’.

Zo was ik niet heel geduldig of kalm tegen de Man toen hij de oudste dochter had opgegeven voor een extra atletiektraining op Moederdag en mij was vergeten dat te melden.

Toen ons toch al gehaaste moederdaguitje ook nog in het water viel omdat de Man ons bij het verkeerde station de trein uit dirigeerde en we onverrichter zake naar Amsterdam moesten terugkeren, was ik not amused.  En dat heeft de Man geweten.

(Ter verdediging: ik was net ongesteld. En dit gaat zeker de laatste paar maanden vaak gepaard met hevigere stemmingswisselingen dan normaal. Ik geef de overgang de schuld.)

Geduldig en kalm

Geduldig en kalm: dat zijn eigenschappen die ik niet alleen voor het werk nodig heb de komende periode. Ik wil namelijk ook geduldig en kalm richting de meiden blijven, ook al werk ik de komende maanden meer dan fulltime.

En geduldig en kalm richting de Man, die nog meer dan normaal de huishoudelijke taken en de zorg voor de meiden op zich zal nemen.

Ik wil me ook van binnen geduldig en kalm voelen, ook al ligt er nog zo veel druk op de afronding van het Europese project en staan de projectcontroleurs voor de deur.

Kortom: ik had een plan nodig voor de komende maanden. Om niet te verzuipen én om een fatsoenlijk mens te blijven. 

4 tips voor extreem drukke tijden

Dat plan zou bestaan uit een aantal tips aan mezelf die ik de komende periode zou gaan toepassen. Ze waren niet nieuw, maar in extreem drukke periodes was het wel belangrijk om ze beter in de gaten te houden.

1. Duidelijk zijn over mijn grenzen

Bij het aannemen van de opdracht had ik heel duidelijk mijn grenzen aangegeven: een deel van het werk wil ik best op gezette dagen en tijden op kantoor doen,  maar het overige deel doe ik vanuit huis op momenten dat het mij uitkomt. Met een maximum aantal uren. Take it or leave it.  

Ook had ik met de Man overlegd: als ik deze opdracht aan zou nemen, zou dat betekenen dat hij verder weinig van me zou kunnen verwachten in het huishouden of het opvangen van de meiden.

Naar de meiden toe had ik aangegeven dat ik het de komende periode drukker zou hebben dan normaal, maar dat dit eind juli voorbij zou zijn. en dat we dan op vakantie zouden gaan.

2. Goed voor mezelf zorgen

Als ik omval, kan ik niet werken. Dus ik moest zorgen dat ik niet zou omvallen in deze extreem drukke periode. Dat betekende:

  • Zorgen voor voldoende slaap en dus op tijd naar bed. Sliep ik een keer wat later, dan zou ik de wekker ook wat later zetten.
  • Regelmatig eten: als ik ergens intensief mee bezig ben, vergeet ik soms te eten. Dus ik zou mijn alarm op mijn telefoon zetten voor tussendoortjes en de lunch.
  • Regelmatig rust nemen: niet heel hard doorgaan, maar pauzes inplannen.
  • Ter ontspanning tussendoor ook leuke dingen doen, alleen of met de meiden, zelfs al leek ik daar geen tijd voor te hebben. Want ik weet dat regelmatige ontspanning uiteindelijk mijn productiviteit en de kwaliteit van mijn werk ten goede komt.

Dit waren natuurlijk geen nieuwe maatregelen; ik moest er gewoon extra op gaan letten.

3. Accepteren dat sommige dingen tijdelijk op een lager pitje staan

Ik moest niet alleen naar anderen duidelijk zijn over mijn grenzen, maar ook naar mezelf. Dat betekende dat ik moest accepteren dat bepaalde zaken tijdelijk op een lager pitje zouden staan. 

Zo had ik het plan opgevat om een nieuwe homepage maken voor mijn website www.saschadegraaf.com, en wilde ik de Van druk naar geluk website ook aanpassen, maar dat moest dan maar even wachten.  Ook het uitbreiden van mijn webshop en wat projectjes in en om het huis zou ik uitstellen.

En ja, dan was het huis de komende maanden maar wat rommeliger dan ik zou willen. Daar zou niemand dood van gaan.

4. Vooruitkijken, plannen en organiseren

Ik zou de komende drukke periode alleen goed doorkomen als ik regelmatig tijd zou nemen om vooruit te kijken en te plannen. Ik maak ieder weekend al een globale planning voor de week in mijn bulletjournal, maar dat zou ik nu gedetailleerder gaan doen. En ik zou verder vooruit gaan kijken.

Let's plan

In de planning zou ik ook bewust tijd met de meiden opnemen. Dat betekende dat ik af en toe ’s avonds zou werken, iets wat ik normaal gesproken zoveel mogelijk probeer te vermijden, maar wat ik voor de komende twee maanden accepteerde.

Én ik zou dagelijks in de avond wat meer tijd nemen om de allerbelangrijkste taken voor de dag erna vast te stellen. Zo hield ik overzicht en wist ik ’s ochtends meteen waar ik aan toe was.

In ieder geval wél duidelijk

Zou het een leuke periode worden, de komende maanden? Ik zou in een heel rap tempo nieuwe dingen leren, en daar krijg ik energie van. Maar er zou weinig ruimte zijn voor een aantal andere dingen die ik graag doe.

Maar met behulp van mijn plan (of de tips aan mezelf) zou mijn leven in ieder geval overzichtelijk zijn. En was het heel duidelijk waar de prioriteiten lagen. Zo zou ik de komende extreem drukke periode goed doorkomen én – hopelijk – een fatsoenlijk mens blijven. 

Food for thought (and action)

Wat zijn jouw tips aan jezelf als je een drukke periode tegemoet gaat? En lukt het je om ze uit te voeren? Zo niet, wat zou je dan anders kunnen doen?

 

4 reacties

  1. Mies Huilmand zegt:

    Lieve Sascha,

    Je was, bent en blijft een heel fatsoenlijk mens hoor! Don’t worry!
    Daarnaast ben je ook mild, begripvol, wijs en inspirerend. En creatief niet te vergeten.
    Jouw “lenige” geest biedt jou de mogelijkheid jouw uitdagingen aan te gaan en tot een goed einde te brengen en de mensen, die jou dierbaar zijn, in hun kracht en op hun spoor te zetten en te houden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *